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In der heutigen Geschäftswelt ist die Datenkontrolle von größter Bedeutung. In der folgenden Zusammenfassung werden sechs grundlegende Elemente der Datenkontrolle vorgestellt, die Ihr Unternehmen berücksichtigen sollte.

1. Daten-Governance

Data Governance ist der Prozess der Definition und Durchsetzung von Datenverwaltungsrichtlinien. Durch die Formalisierung dieses Prozesses können Sie sicherstellen, dass die Daten Ihres Unternehmens auf allen Datenebenen korrekt, vollständig und konsistent sind. Eine effektive Data Governance macht Ihre Daten auch für autorisierte Benutzer zugänglich und schützt sie gleichzeitig vor unberechtigtem Zugriff.

Da sich Data Governance auf alles auswirkt, von der Art und Weise, wie Daten erfasst und in Systeme eingegeben werden, bis hin zu ihrer Verwendung für wichtige Entscheidungen, muss ein Data Governance-Programm von allen Beteiligten mitgetragen werden. Führungskräfte, Manager der Geschäftsbereiche und IT-Mitarbeiter müssen die Bedeutung des Programms verstehen und sich über dessen Umsetzung einig sein.

Data Governance kann die Datenqualität folgendermaßen verbessern:

  • Festlegung klarer Strategien und Verfahren für die Erhebung und Verwaltung von Daten
  • Ernennung einer Person, die dafür verantwortlich ist, dass diese Strategien und Verfahren befolgt werden
  • Einrichtung von Systemen zur Überwachung der Einhaltung der Vorschriften und zur Verfolgung der Fortschritte

Die Implementierung eines effektiven Data-Governance-Programms bietet:

  • Verbesserte Entscheidungsfindung: Wenn Unternehmen mit qualitativ hochwertigen Daten arbeiten, können sie sich darauf verlassen, dass sie ihre Entscheidungen auf der Grundlage genauer Informationen treffen. 
  • Operative Effizienz: Gut geführte Organisationen verfügen über Prozesse und Systeme, die das Auffinden und die Nutzung der benötigten Daten im Bedarfsfall erleichtern.
  • Kosteneinsparungen: Qualitativ hochwertige Datenverwaltung kann Unternehmen helfen, kostspielige Fehler zu vermeiden.
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Organisationen, die Beschränkungen wie Sarbanes-Oxley oder HIPAA unterliegen, müssen über Systeme verfügen, die sicherstellen, dass ihre Daten mit diesen Vorschriften übereinstimmen. Data Governance kann ihnen helfen, diese Anforderungen zu erfüllen.

Data Governance ist für jedes Unternehmen, das auf Daten angewiesen ist, unerlässlich. Ein effektives Governance-Programm kann zu besseren Entscheidungen, betrieblichen Verbesserungen und konsequenter Einhaltung von Vorschriften führen - und dabei Zeit und Geld sparen.

2. Datenqualität

Die Datenqualität misst, wie genau, vollständig und konsistent die Daten sind, und ist damit entscheidend dafür, dass die Entscheidungsträger Ihres Unternehmens die Daten effektiv nutzen können.

In den meisten Unternehmen fallen im Tagesgeschäft riesige Mengen an Daten an, die jedoch nicht immer korrekt oder relevant sind. Diese Tatsache unterstreicht die Bedeutung eines gründlichen Datenqualitätsmanagementprozesses.

Schlechte Daten führen zu schlechten Entscheidungen. Wenn sich Entscheidungsträger auf ungenaue oder unvollständige Daten stützen, um strategische Entscheidungen zu treffen, werden qualitativ hochwertige Entscheidungen schwierig, wenn nicht gar unmöglich. Außerdem können sich schlechte Daten negativ auf die Beziehungen eines Unternehmens zu seinen Kunden, Lieferanten und Partnern auswirken.

Um sicherzustellen, dass die Daten Ihres Unternehmens stets von hoher Qualität sind, befolgen Sie diesen vierstufigen Prozess:

  • Ermittlung der Anforderungen an die Datenqualität
  • Entwicklung von Prozessen und Kontrollen, um sicherzustellen, dass die Anforderungen erfüllt werden
  • Überwachung der Prozesse und Kontrollen des Programms
  • Erforderlichenfalls Abhilfemaßnahmen ergreifen

Zur Ermittlung der Datenqualitätsanforderungen gehört die Analyse der Geschäftsanforderungen und die Bestimmung der Datentypen, die zur Erfüllung dieser Anforderungen erforderlich sind. Im zweiten Schritt müssen Sie Verfahren zur Erfassung, Speicherung, Validierung und Bereinigung von Daten entwickeln, damit diese die im ersten Schritt ermittelten Anforderungen erfüllen. Der dritte Schritt, die kontinuierliche Überwachung, beinhaltet das regelmäßige Testen der Prozesse und Kontrollen, um sicherzustellen, dass sie wie vorgesehen funktionieren. Wenn dies nicht der Fall ist, gibt Ihnen der vierte Schritt die Möglichkeit, die in der Überwachungsphase festgestellten Probleme zu beheben. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Prozesse und Kontrollen weiterhin den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.

Verfügbare Tools für das Datenqualitätsmanagement können helfen, Fehler in Datensätzen zu erkennen und zu korrigieren. Datenbereinigungstools bieten Datensatzabgleich, Überlebensanalyse, Standardisierung und Anreicherungsfunktionen. Data-Mining-Tools helfen bei der Extraktion nützlicher Informationen aus großen Datensätzen, indem sie Funktionen wie Klassifizierung, Vorhersage, Clustering und Assoziationsregel-Mining nutzen. Data-Warehousing-Tools helfen dabei, große Datenmengen zu speichern und sie für Benutzer in einem Unternehmen leicht zugänglich zu machen.

3. Datensicherheit

Die Datensicherheit schützt die Daten vor unbefugtem Zugriff. Dieser Prozess gewährleistet, dass die Daten verschlüsselt und an einem sicheren Ort gespeichert werden. Für zusätzlichen Schutz werden außerdem Sicherungskopien erstellt, die wichtige Daten bewahren, falls die Originaldateien verloren gehen oder beschädigt werden.

Um Ihre Datensicherheit zu maximieren:

  • Halten Sie Ihre Software auf dem neuesten Stand. Veraltete Software kann voller Schwachstellen sein, die Hacker ausnutzen können. Achten Sie darauf, dass Ihre gesamte Software, einschließlich Ihres Betriebssystems und Ihres Webbrowsers, mit den neuesten Sicherheits-Patches auf dem neuesten Stand ist.
  • Verwenden Sie sichere Passwörter. Schwache Passwörter sind für Hacker leicht zu erraten. Verwenden Sie eine Mischung aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbolen in Ihren Passwörtern. Vermeiden Sie leicht zu erratende Wörter wie "Passwort" oder Ihren Namen. 
  • Verschlüsseln Sie Ihre Daten. Bei der Verschlüsselung werden lesbare Daten in ein unlesbares Format umgewandelt, das es Hackern erschwert, auf Ihre Daten zuzugreifen, falls es ihnen gelingt, Ihre Sicherheitsvorkehrungen zu überwinden. 
  • Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig. Backups bieten einen zusätzlichen Schutz für den Fall, dass Ihre Hauptkopie der Daten verloren geht oder beschädigt wird. Achten Sie darauf, Backups an einem sicheren Ort zu speichern, beispielsweise bei einem externen Cloud-Speicherdienst.

Die beste Option ist die Verwendung eines globalen Cloud-Dateisystems wie CloudFS, das Daten vor Verlust oder Beschädigung schützt, indem es sie unveränderbar macht, sobald sie im Cloud-Speicher sind. Anstatt eine komplette Sicherung wiederherzustellen, können Sie Dateien, Ordner oder das gesamte Dateisystem zu einem bestimmten Zeitpunkt aus leichtgewichtigen Snapshots wiederherstellen.

Ihre Mitarbeiter sind eine der wichtigsten Verteidigungslinien gegen Cyberangriffe. Machen Sie es zu einer Priorität, Ihre Mitarbeiter in bewährten Praktiken der Cybersicherheit zu schulen und ihnen beizubringen, wie sie verdächtige E-Mails, Phishing-Versuche und andere Cybersicherheitsrisiken erkennen können.

4. Datenschutz

Wenn Ihr Datenschutz in Ordnung ist, werden personenbezogene Daten vor der Weitergabe ohne die Zustimmung des Einzelnen geschützt. Wirksame Datenschutzkontrollen stellen auch sicher, dass personenbezogene Daten in einer Weise erhoben und verwendet werden, die mit den Datenschutzgesetzen und -vorschriften im Einklang steht.

Einer der wichtigsten Aspekte des Datenschutzes besteht darin, sich darüber klar zu werden, welche Daten man aufbewahren muss und welche man getrost wegwerfen kann. Die Aufbewahrung nicht benötigter Daten nimmt wertvollen Speicherplatz in Anspruch und erhöht das Risiko, dass sensible Informationen im Falle einer Datenschutzverletzung gefährdet werden. Um dies zu vermeiden, sollten Sie eine Bestandsaufnahme aller vorhandenen Daten vornehmen und feststellen, welche Daten sicher gelöscht werden können.

Ein weiterer wichtiger Aspekt für den Schutz Ihrer Daten ist die Sicherung durch robuste Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehört eine Kombination aus physischen Sicherheitsmaßnahmen wie verschlossenen Schränken und elektronischen Sicherheitsmaßnahmen wie Passwortschutz und Firewalls. Wenn Sie diese Vorsichtsmaßnahmen treffen, können Sie Ihre Daten sowohl vor externen als auch vor internen Bedrohungen wie verärgerten Mitarbeitern schützen.

Wenn Sie Kundendaten sammeln, ist es wichtig, dass Sie transparent machen, wie diese Daten verwendet werden. Die Kunden sollten immer wissen, welche Informationen gesammelt werden. Sie sollten auch wissen, warum Sie sie sammeln. Sie sollten auch die Möglichkeit haben, der Erfassung ihrer Daten zuzustimmen oder sie ganz abzulehnen. Darüber hinaus sollte Ihre Datenschutzpolitik Ihre Kunden über Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz ihrer Daten informieren. Wenn sie sich sicher fühlen, dass ihre Daten bei Ihnen gut aufgehoben sind, werden sie eher bereit sein, mit Ihnen Geschäfte zu machen.

Selbst wenn Sie alle notwendigen Vorsichtsmaßnahmen treffen, besteht immer die Möglichkeit, dass sensible Daten in die falschen Hände geraten. Deshalb ist es wichtig, einen proaktiven Plan für den schnellen und effektiven Umgang mit Datenschutzverletzungen zu haben. Dieser Plan sollte sowohl Schritte zur Benachrichtigung der betroffenen Personen als auch Maßnahmen zur Verhinderung künftiger Verstöße enthalten. Wenn Sie rechtzeitig vorbereitet sind, können Sie den Schaden, der durch eine Datenschutzverletzung entsteht, minimieren und den Ruf Ihres Unternehmens schützen.

5. Zugangskontrolle

Die Datenzugriffskontrolle beschränkt den Zugriff auf Daten auf diejenigen, die ihn benötigen. Bei diesem Prozess wird ermittelt, welche Benutzer auf welche Daten zugreifen dürfen, es werden entsprechende Berechtigungen zugewiesen, und diese Berechtigungen werden dann durchgesetzt. Die Datenzugriffskontrolle ist wichtig, weil sie Ihnen hilft, Ihre Daten zu sichern, indem sie sicherstellt, dass nur befugte Personen sie einsehen oder ändern können.

Es gibt zwei Hauptarten der Datenzugriffskontrolle: die physische und die logische. 

  • Die physische Datenzugriffskontrolle umfasst die Beschränkung des physischen Zugriffs auf die Ressourcen des Rechenzentrums, z. B. Server und Speichergeräte, und verwendet Sicherheitsmaßnahmen wie Schlösser, Ausweisleser und CCTV-Kameras.
  • Die logische Datenzugriffskontrolle hingegen umfasst die Kontrolle des Datenzugriffs durch Softwareeinstellungen wie Berechtigungen und Passwörter.

Datenschutzverletzungen werden immer häufiger, und die Zahl der gemeldeten Verstöße steigt von Jahr zu Jahr. Die Einführung von Maßnahmen zur Kontrolle des Datenzugriffs ist eine der besten Möglichkeiten, um Ihr Unternehmen vor einem Verstoß zu schützen. Die Beschränkung des Zugriffs auf sensible Daten kann es Hackern erschweren, an die Informationen Ihres Unternehmens zu gelangen und sie zu missbrauchen.

Neben der Verringerung des Risikos von Datenschutzverletzungen kann die Datenzugriffskontrolle Ihnen dabei helfen, Vorschriften wie die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR) einzuhalten, die von Organisationen verlangt, die personenbezogenen Daten von EU-Bürgern vor unbefugtem Zugriff und Offenlegung zu schützen. Durch die Implementierung von Maßnahmen zur Datenzugriffskontrolle können Sie sicherstellen, dass Ihre Organisation die GDPR und andere Vorschriften einhält.

Welcher Ansatz zur Zugriffskontrolle für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von Faktoren wie der Größe Ihres Unternehmens, der Art der zu schützenden Daten und Ihrem Budget ab. Zu den Standardmethoden für die Implementierung der Datenzugriffskontrolle gehören die rollenbasierte Zugriffskontrolle, das Prinzip der geringsten Privilegien, die Aufgabentrennung und die Zwei-Faktor-Authentifizierung.

  • Die rollenbasierte Zugriffskontrolle (Role-Based Access Control , RBAC) ist eine beliebte Methode zur Verwaltung von Benutzerberechtigungen. Bei diesem Ansatz werden den Benutzern Rollen innerhalb der Organisation zugewiesen (Administrator, Mitarbeiter der Personalabteilung usw.) und ihnen dann entsprechende Berechtigungen erteilt. Dies erleichtert die Verwaltung der Benutzerrechte, da Sie einfach eine Rolle zuweisen können, anstatt die Rechte für jeden Benutzer einzeln festzulegen.  
  • Nach dem Prinzip der geringsten Rechte (Least Privilege Principle, LP) erhalten die Benutzer nur das Minimum an Berechtigungen, das sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Dies trägt dazu bei, das Risiko unbefugter Aktivitäten zu verringern, da die Benutzer keine übermäßigen Berechtigungen haben, die missbraucht werden könnten. 
  • Aufgabentrennung ist eine Sicherheitsmaßnahme, bei der mehrere Personen eine Aufgabe erledigen müssen, bevor sie erfolgreich abgeschlossen werden kann. Wenn beispielsweise eine Spesenabrechnung sowohl von einem Vorgesetzten als auch von jemandem aus der Buchhaltung genehmigt werden muss, bevor sie bearbeitet werden kann, würde dies als Aufgabentrennung gelten. 
  • Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ist eine Sicherheitsmaßnahme, die zwei Formen der Authentifizierung erfordert, bevor jemandem Zugang zu geschützten Informationen oder Systemen gewährt wird. Die häufigste Form der 2FA ist etwas, das Sie kennen (Passwort) plus etwas, das Sie haben (Smartphone). Andere Formen beinhalten etwas, das Sie wissen, plus etwas, das Sie sind (Fingerabdruck oder Gesichtserkennung).

Verschiebung des Kräfteverhältnisses im Kampf gegen Ransomware.

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6. Audit-Protokolle

Audit-Protokolle sind Aufzeichnungen über die Benutzeraktionen eines Systems. Diese Protokolle sind von entscheidender Bedeutung, da sie dazu verwendet werden können, Datenänderungen zu verfolgen, Benutzeraktivitäten zu überwachen und Probleme zu beheben. Sie helfen Ihnen auch, die Einhaltung von Vorschriften nachzuweisen und den Schaden im Falle eines Ransomware-Angriffs zu bewerten. Der Nutzen dieser Aufzeichnungen geht jedoch noch weiter.

Sie ermöglichen es Ihnen, zu verfolgen, wer auf Ihre Daten zugreift, wann sie darauf zugreifen und was sie mit den Informationen tun. Diese Informationen können wertvoll sein, wenn es darum geht, unbefugten Zugriff oder unbefugte Aktivitäten festzustellen und die Ursache für Datenschäden oder -verluste zu ermitteln. Benutzer-Audit-Protokolle können auch wertvolle Einblicke in das Verhalten Ihrer Benutzer geben, aufzeigen, wie sie mit Ihren Daten interagieren, und Aktivitätsanomalien identifizieren. Mithilfe der Informationen in Ihren Audit-Protokollen können Sie die allgemeine Benutzererfahrung verbessern und Ihre Speicherkosten optimieren, indem Sie kostensparende Entscheidungen bezüglich der Speicherebenen treffen.

Die Fähigkeit, rohe Benutzerprotokolle einfach zu lesen und zu analysieren, ist von entscheidender Bedeutung. Eine Reihe von SaaS-Anwendungen, wie bat365 Data Services , können Ihre Daten aufnehmen und interpretieren. Natürlich können Sie auch Ihre eigenen Protokolle speichern und sie mit lokalen Anwendungen analysieren.

Wie auch immer Sie sich entscheiden, die Datenkontrolle muss für Ihr Unternehmen eine Priorität sein. Die sechs Schritte, die in diesem Artikel beschrieben werden, sollten Ihnen einige umsetzbare Maßnahmen zur Verbesserung des Datenprofils Ihres Unternehmens liefern.