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Die Welt ist voll von Daten, von Textnachrichten über Videoclips bis hin zu Kreditkartennummern. Und die Menge der Daten wächst ständig. Im heutigen technologiegesteuerten Informationszeitalter sind Unternehmen täglich auf riesige Datenmengen angewiesen und produzieren diese - die meisten davon (fast 80 %) sind unstrukturiert. Unabhängig von der Branche führt diese Beobachtung jedoch häufig zu einer gemeinsamen Frage: Was sind unstrukturierte Daten? 

Unstrukturierte Daten sind Daten, die für Computer und Systeme nur schwer systematisch zu durchsuchen sind. Diese Art von Daten wird in der Regel von Menschen erstellt und kann Beiträge in sozialen Medien, Audiodateien und Videoinhalte umfassen. Sie sind oft im gesamten Unternehmen verteilt, da sie überall dort vorhanden sind, wo Benutzer auf Inhalte zugreifen oder diese erstellen. Unstrukturierte Daten sind qualitativ und umfassen sensible und persönliche Daten, die, wenn sie nach außen dringen, für ein Unternehmen schädlich sein können. Sie werden häufig in Anwendungen, Data Lakes und nicht-relationalen Datenbanken gespeichert. 

Der qualitative Charakter unstrukturierter Daten kann, gelinde gesagt, problematisch sein. Sie sind von Natur aus ungeordnet und subjektiv und daher extrem schwer zu durchsuchen, was erklärt, warum jedes Jahr 13 % der Arbeitszeit mit der Suche nach Daten verbracht werden. Aber wie weit verbreitet ist dieses Problem? Zu sagen, dass es sich um eine globale Herausforderung handelt, wäre eine Untertreibung. Etwa 90 % der weltweit vorhandenen Daten sind unstrukturiert und in Silos untergebracht, und 96 % der erstellten Daten bleiben ungenutzt. So bedauerlich diese Statistiken auch sind, die jüngsten Trends deuten darauf hin, dass das Problem nicht verschwinden wird. In den letzten 20 Jahren wurde nur 1 % des Produktivitätswachstums erzielt.

Es gibt eindeutig eine Menge Arbeit zu tun. Glücklicherweise können Unternehmen erste Schritte unternehmen, um dieses Problem zu lösen. Wenn unstrukturierte Daten regelkonform, sicher und sichtbar gemacht werden, können Unternehmen ihre Daten und die Zeit ihrer Mitarbeiter besser nutzen - und dadurch ihre Ergebnisse verbessern.

Erreichen der Datenkonformität

Daten-Compliance bezieht sich auf die formalen Standards und Praktiken zum Schutz sensibler Daten. Diese Standards legen fest, welche Art von Daten geschützt werden muss, welche Verfahren zum Schutz dieser Daten implementiert werden müssen und welche Strafen verhängt werden, wenn Unternehmen die Vorschriften nicht einhalten. Da Unternehmen für große Datenmengen verantwortlich sind, von Kunden- bis zu Mitarbeiterdaten, sind diese Richtlinien von entscheidender Bedeutung. Alle an einem Unternehmen beteiligten Parteien erzeugen hochsensible Daten, die gemeinhin als persönlich identifizierbare Informationen (PII) bezeichnet werden. Zu diesen Informationen können Kreditkarten- und Karteninhaberdaten, Gesundheitsinformationen, Jahreseinkommen und andere finanzielle Details gehören. 

Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen soll Unternehmens- und Kundendaten vor Verlust, Diebstahl, Verfälschung und Missbrauch schützen. Die Standards legen auch die Vorschriften eines Unternehmens darüber fest, wie seine Daten organisiert, verwaltet und gespeichert werden. Einige Beispiele für Anforderungen an die Dateneinhaltung sind:

Dateninventarisierung - Durch eine regelmäßige Bestandsaufnahme ihrer Daten können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Daten organisiert und gekennzeichnet sind, so dass sie die richtigen Sicherheitsmaßnahmen ergreifen können.

Überprüfung des Datenzugriffs - Unternehmen sollten den Überblick darüber behalten, welche Daten gespeichert werden, wo sie gespeichert werden, wofür die Daten verwendet werden und wie sie auf Anfrage vernichtet werden.

Verwaltung des Datenzugriffs - Unternehmen sollten überwachen, wer Zugang zu sensiblen Informationen hat, und regelmäßig über den Benutzerzugang berichten.

Um es klar zu sagen: Daten-Compliance ist nicht dasselbe wie Datensicherheit. Während beide darauf abzielen, Daten zu schützen und Datenschutzverletzungen zu verhindern, stellt die Dateneinhaltung lediglich sicher, dass die gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllt werden. Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen ist jedoch ein wichtiger Schritt in Richtung Datensicherheit, der die Sicherheitslage eines Unternehmens verbessern und sicherstellen kann, dass ein Unternehmen keine Geldstrafen aufgrund von Datenschutzverletzungen und Verstößen gegen die Datenschutzbestimmungen zahlen muss.

Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen trägt auch zum Aufbau von Kundenvertrauen bei, was für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend ist. Unabhängig von ihrer Ursache führen Datenschutzverletzungen zu einem Verlust des Vertrauens und der Loyalität der Kunden. Laut einer Varonis Analyse werden 80 % der Kunden abwandern, wenn ein Unternehmen ihre Daten kompromittiert hat. Darüber hinaus gaben 52 % an, dass sie den gleichen Betrag für Produkte oder Dienstleistungen eines anderen Unternehmens zahlen würden, das eine bessere Sicherheit bietet.

Eine der am weitesten verbreiteten Normen zur Einhaltung von Datenschutzbestimmungen ist die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR). Die von der Europäischen Union geschaffene GDPR ermöglicht den Verbrauchern einen leichteren Zugang zu den Daten, die Unternehmen über sie gespeichert haben, und die Möglichkeit, die Löschung ihrer Daten aus der Datenbank eines Unternehmens zu verlangen. Aus den oben genannten Gründen stellen unstrukturierte Daten ein erhebliches Risiko für die Einhaltung der GDPR dar. Der erste Schritt zur Einhaltung der DSGVO besteht darin, alle personenbezogenen Daten zu lokalisieren, damit ein Unternehmen weiß, wo die Daten gespeichert sind, warum sie verarbeitet werden und wer Zugriff auf sie hat. Unstrukturierte Daten können ohne die richtige Software schwierig zu durchsuchen und zu organisieren sein, was es für Unternehmen schwierig macht, GDPR-konform zu bleiben.

Sichern unstrukturierter Daten

Die Datensicherheit geht noch einen Schritt weiter als die Datenkonformität. Aufgrund ihrer sich ständig verändernden Natur sind Daten im Allgemeinen schwer zu schützen - ungesicherte Daten erst recht. Es gibt mehrere Maßnahmen, die Unternehmen ergreifen können, um ihre Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Sie sollten damit beginnen, unstrukturierte Daten bereits bei ihrer Erstellung zu identifizieren. Wenn Daten aus einer Datenbank in ein gemeinsam genutztes Dokument exportiert oder auf einem USB-Stick gespeichert werden, gibt es weniger Kontrolle über den Zugriff und die Überwachung. Dieses Sicherheitsrisiko kann durch sichere Datenumgebungen gemindert werden, in denen unstrukturierte Datendateien gespeichert und bei der Erstellung verfolgt werden.

Als nächstes sollten die Unternehmen ihre Daten klassifizieren. Nur einige unstrukturierte Daten sind sensibel, so dass nur einige Dinge streng gesichert werden müssen. Zu den sensiblen Daten gehören Dateien, die aus rechtlichen oder behördlichen Gründen geschützt werden müssen, geschützte Daten wie geistiges Eigentum, Bankdaten, Kundenlisten und personenbezogene Daten von Kunden und Mitarbeitern. Durch die Klassifizierung dieser Daten können Unternehmen ihre Sicherheitsanstrengungen besser auf die sensibelsten Daten konzentrieren.

Sobald diese sensiblen Daten identifiziert sind, sollten die Unternehmen einen Eigentümer für sie bestimmen. Dieser Eigentümer ist für die Sicherheit der Daten verantwortlich und hat die Aufgabe, zu verfolgen, wer Zugang zu unstrukturierten Daten hat, und alle Aktivitäten in Bezug auf diese Dateien zu melden. Um ihre Wirksamkeit zu erhöhen, sollten diese Eigentümer auch in der Lage sein, den gesamten Zugriff zu beschränken, zu verwalten und zu überwachen.

Die Benennung eines Datensicherheitseigentümers ist ein guter Anfang, aber um den Gesamtschutz und die Einhaltung der Vorschriften zu maximieren, müssen Unternehmen mehrere Faktoren berücksichtigen. Zunächst einmal ermöglicht ein globaler Namensraum, dass die Daten für die Benutzer leicht zugänglich und sichtbar sind, egal wo sie sich befinden. Außerdem entfällt das mühsame Durchsuchen von Speicherinseln an einzelnen Standorten. Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Fähigkeit, eine lokal spürbare Leistung zu bieten. Die Daten sind am nützlichsten, wenn Unternehmen ein Dateisystem verwenden, das die Remote-Geschwindigkeiten maximiert und eine Leistung wie vor Ort bietet, so dass sie ihre Daten in vollem Umfang nutzen können, unabhängig davon, wo sie gespeichert sind. Block- und objektbasierte Speicher ermöglichen eine hohe Leistung, indem sie die Daten verfügbarer und haltbarer machen und sie an die sich ändernden Anforderungen anpassen können. 

All diese Schritte sind zwar von entscheidender Bedeutung, können aber für Unternehmen, die die Einhaltung von Vorschriften und die Sicherheit ihrer Daten verbessern wollen, eine große Herausforderung darstellen. Hier kommt bat365 ins Spiel. Wir nutzen die Leistungsfähigkeit unserer patentierten Cloud-Datenlösungen und helfen Unternehmen dabei, ihre unstrukturierten Daten sicher zu halten und ineffiziente Datensilos zu beseitigen.

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Aufbrechen von Datensilos

Ein Datensilo ist eine Sammlung von Daten, die sich im Besitz einer Gruppe in einem Unternehmen befindet und von anderen Gruppen desselben Unternehmens isoliert ist. In den meisten Fällen sind diese Silos ungewollt. Verschiedene Teams erstellen spezifische Datensätze und greifen auf diese zu, die sie getrennt speichern, wodurch Silos entstehen. Datensilos können auch entstehen, wenn in einem Unternehmen Informationen fehlen oder nicht zugänglich sind, wenn zu viele Datenquellen vorhanden sind, wenn die Organisationsstrukturen ineffektiv sind oder wenn die Unternehmenskultur fehlerhaft ist. 

Obwohl sie scheinbar harmlos sind, stellen Datensilos eine große Gefahr für Unternehmen dar. Die Gefahren gehen weit über die interne Verwirrung hinaus, die durch Desorganisation entsteht. Datensilos schaden der Produktivität. Sie erschweren die Zusammenarbeit. Sie erschweren die Unternehmensführung. Sie verlangsamen die datengesteuerte Entscheidungsfindung. Sie verringern die Datenqualität. All diese Herausforderungen haben finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen, was bedeutet, dass Datensilos dem Unternehmensergebnis schaden können. Die einzige Lösung besteht darin, diese Silos aufzulösen.

Unternehmen können diesen Prozess mit der Konsolidierung ihrer Daten beginnen. Sie sollten Datensilos identifizieren und Wege zur Konsolidierung der Systeme finden. Als Nächstes sollten sie einen genauen Blick auf ihre Unternehmenskultur werfen. So seltsam es klingen mag, aber die Fähigkeit eines Unternehmens, Vertrauen und Verantwortlichkeit innerhalb seiner Teams zu priorisieren, wirkt sich direkt auf die gemeinsame Nutzung von Daten und die Festlegung entsprechender Berechtigungen aus. Unternehmen sollten das Aufbrechen von Silos zu einem Kernbestandteil ihrer Strategie machen und diesem Aspekt so viel Priorität wie möglich einräumen. 

Ohne Silos können Teams schnell Antworten finden und Hilfe erhalten, so dass sie fundiertere Entscheidungen treffen und bessere Ergebnisse erzielen können. Die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Mitarbeitern wird verbessert, da verschiedene Personen in Echtzeit an einem gemeinsamen Datensatz arbeiten können. Der Wissensaustausch wird einfacher, da die Teams Daten und bewährte Verfahren für wichtige Projekte unternehmensweit gemeinsam nutzen können. Auch unternehmensweite Vorteile werden deutlich. Die Effizienz steigt, da durch das Aufbrechen von Datensilos IT-Blockaden beseitigt werden, die Produktivität und Ressourcennutzung verhindern. Darüber hinaus stellen Unternehmen regelmäßig eine allgemeine Steigerung der Produktivität, Lieferung und Rentabilität fest. Studien haben gezeigt, dass vernetzte Teams eine Produktivitätssteigerung von 30 % und eine Rentabilitätssteigerung von 21 % aufweisen. Unabhängig vom Unternehmen oder der Branche sind dies deutliche Verbesserungen.

Unstrukturierte Daten machen nicht nur einen Großteil der Unternehmensdaten aus, sondern sind auch ein wesentlicher Bestandteil des Unternehmenserfolgs. Die Gewährleistung, dass diese Daten gesetzeskonform, sicher und sichtbar bleiben, ist immer die Zeit, den Aufwand und die finanzielle Investition wert - für das Unternehmen und seine Kunden. Wenden Sie sich noch heute an einen Mitarbeiter von bat365 und erfahren Sie, wie unsere Cloud-Datenlösungen einen neuen Branchenstandard für die Sicherung und Verwaltung unstrukturierter Daten setzen.