¿Un malentendido masivo de la colaboración de archivos está asfixiando la productividad de su empresa? Si su equipo multi-sitio acepta la apertura lenta de archivos y los flujos de trabajo con cuellos de botella como algo "normal", se está quedando atrás con respecto a sus competidores lo suficientemente valientes como para reconocer lo que se están perdiendo.
Las organizaciones globales necesitan que el personal remoto colabore en los archivos como si se tratara de una única oficina local para obtener los mejores resultados en el día a día. En otras palabras, se necesita un almacenamiento en red con rendimiento de la "unidad C:" local.
¿El problema? No se puede extender un sistema de archivos local a través de los continentes.
Profundizando, lo que usted llama "colaboración de archivos" y "compartir archivos" es probablemente una mezcla dolorosamente lenta de soluciones de archivo relictas y redes de parches para unirlas.
Veamos si alguna de estas situaciones le resulta familiar:
- Sus servidores de archivos existentes viven en una sede central o en "islas de datos" en sucursales individuales.
- Se intenta cubrir las lagunas con la replicación programada, el envío de archivos por correo electrónico o el uso de servicios de EFSS de terceros como DropBox.
- La colaboración entre sitios provoca toda una cadena de puntos de dolor para su equipo, pero se han vuelto tan frecuentes que son "normales".
Naturalmente, el personal frustrado y el tiempo agotado nunca deberían ser normales. Sin embargo, el problema sólo se amplía con las organizaciones más grandes.
Cada vez está más claro para muchos equipos que conformarse con la compartición de archivos heredada supone un gran perjuicio para su organización. Pero, suponga que es lo suficientemente audaz como para asumir que su intercambio de archivos está bien - aquí hay algunas señales de que su colaboración de archivos entre sitios podría estar fallando.
1. ¿Pierdes mucho tiempo esperando a que se abran los archivos? Probablemente sea la latencia.
La lentitud del rendimiento es un hecho cuando se toma una red construida para uso local y se extiende por todo el mundo.
Ese retraso -o latencia- no es un problema de ancho de banda, es decir, de la cantidad de datos que se pueden transferir a la vez. Más bien, la cuestión es la distancia física a la que se encuentran tus equipos de los archivos que necesitas.
Eric Quinn, CIO de C&S Companies aprendió de primera mano que "añadir ancho de banda, duplicar el ancho de banda o incluso cuadruplicar el ancho de banda no marcaba la diferencia". Los tiempos de espera de 20 minutos dejan a los equipos en un bucle de tiempos de espera de las aplicaciones remotas. Su equipo no está solo: Los ingenieros de Timmons Group solían esperar de cinco a seis minutos para abrir archivos antes de adoptar una solución mejor.
En lugar de esperar a que los archivos remotos se carguen en cada solicitud, las soluciones más inteligentes mantienen los archivos "calientes" en la caché local para un acceso rápido, reduciendo potencialmente los tiempos de apertura de los archivos en un 99,3%. Incluso con los enormes almacenes de datos que maneja una organización de gran tamaño, empresas como Pret-a-Manger están descubriendo que sus datos activos son un escaso 5% de sus archivos.
La adopción del almacenamiento definido por software (SDS) a través de sistemas de archivos en la nube híbrida mantiene los archivos recientemente activos accesibles a velocidad local, aunque se les dé un hogar autorizado en la nube.
Con SDS, TLC Engineering pudo trasladar más de 14 TB de datos a la nube y aún así ha podido ahorrar una media de cuatro a cinco horas semanales por diseñador. El almacenamiento en caché de los archivos de proyecto "calientes" en 22 archivadores SDS permite una rápida recuperación local con actualizaciones autogestionadas.
2. ¿Pierdes tiempo con archivos duplicados? Necesitas un mejor control de versiones.
Las islas de datos específicos del sitio exigen toneladas de coordinación para mantenerse al día con una sola copia autorizada. A pesar de todos los mensajes de Slack y los correos electrónicos, tus equipos inevitablemente dividirán los archivos del proyecto, a menudo sin una forma fácil de fusionar los cambios.
Piense en equipos como AFRY, que sólo funcionan conectando a más de 16.000 empleados en 100 oficinas internacionales. Cualquier cosa que no sea una actualización en tiempo real deja las lagunas totalmente expuestas al error humano.
Al final, se echan demasiadas horas manuales:
- Trabajar en versiones de archivos con fecha.
- Comparación y fusión de diferencias de archivos.
- Corrección de errores cuando los clientes reciben versiones de archivos erróneas.
El bloqueo global de archivos es un paso importante para limitar el acceso a archivos por sitio a un solo usuario simultáneo. Las soluciones de SDS en la nube híbrida más flexibles pueden incluso ser granulares, bloqueando solo una parte de un archivo en uso (mediante el bloqueo por rango de bytes), lo que permite una colaboración multiusuario muy adecuada para sectores como la fabricación y la ingeniería.
3. ¿Cargas de trabajo atascadas en determinadas oficinas? Se ha retrasado la sincronización de los sitios.
Por supuesto, no podemos ocuparnos de las islas de datos sin ocuparnos de los enormes archivos de proyectos que pueden causarlas. El gran tamaño de los proyectos de muchas industrias puede dejar a menudo a los equipos internacionales con pocas o ninguna alternativa para enviar rápidamente los proyectos de trabajo a través de los sitios.
Por ejemplo, el Melbourne Football Club captura más de 200 horas de vídeo HD a la semana, sin permitir la compresión para evitar la degradación de la calidad del material. Mientras tanto, la empresa de servicios de ingeniería, ciencia y operaciones Woodard & Curran ha hecho malabares con 13 islas de almacenamiento de terabytes, ampliando y pagando por el espacio de capacidad antes de necesitarlo.
Sencillamente, el intercambio de archivos heredado no está hecho para pasar rápidamente terabytes por todo el mundo. Desde el correo electrónico hasta las unidades FTP y la tecnología de Windows Server, los usuarios a menudo tienen que descartar el envío de archivos debido a las limitaciones de tamaño.
Como resultado, los archivos se ven obligados a vivir localmente mientras los equipos distantes reasignan los datos a las unidades remotas apropiadas al cambiar de proyecto. Los equipos de proyecto no pueden reunirse fácilmente en torno a quien es mejor para el proyecto si les resulta incómodo incluso acceder a él. Incluso si se intenta viajar para mejorar la colaboración, el personal puede tener que planificar los flujos de trabajo y las configuraciones tecnológicas con antelación.
Al adoptar un sistema de sincronización entre sitios a través de un SDS de nube híbrida, un ingeniero de Timmons Group pudo reducir los tiempos de carga de su proyecto de arquitectura a menos de un minuto, independientemente de la ubicación de la oficina. Ya sea en Richmond o en Raleigh, toda la organización puede descargar y equilibrar libremente cargas de trabajo densas entre ubicaciones que antes no eran prácticas. La centralización en el almacenamiento autorizado en la nube es muy útil cuando los archivadores de las sucursales pueden sincronizar sólo las partes de un archivo que han cambiado.
4. ¿Pagar cada vez más para seguir el ritmo del crecimiento exponencial de los datos? Necesitas tecnología incorporada para ahorrar espacio.
Perseguir el espacio libre para seguir el ritmo de la creación interminable de datos no estructurados es una batalla perdida. La ausencia de un control de versiones claro y las islas de datos aisladas son un cóctel que impide distinguir los archivos de producción de los datos listos para archivar. Mientras tanto, los datos basura duplicados se esconden en la mezcla para comer gigabytes de espacio valioso.
Packers Plus descubrió que, con sólo incorporar un sistema de archivos SDS de nube híbrida a su organización, pudo cambiar por completo su antigua solución de archivos y obtener un gran ahorro de almacenamiento.
¿Cómo? La centralización del almacenamiento de archivos en la nube, junto con el control automático de versiones, la deduplicación y la compresión, redujeron considerablemente las necesidades de almacenamiento de Packers Plus. Con poco mantenimiento manual diario, su equipo de 450 empleados redujo su huella en un enorme 50%.
La empresa británica de arquitectura y diseño Austin-Smith:Lord hizo un cambio similar a la nube híbrida y descubrió un ahorro de costes de hasta el 70% de su solución anterior.
Si alguno de estos problemas lleva a su equipo al purgatorio del flujo de trabajo, se merece una colaboración multisitio mejorada que le lleve al futuro.
Seguir con su almacenamiento heredado significa perderse las ventajas críticas que su competencia ya está aprovechando. Si ya ha empezado a explorar tecnologías alternativas en otras áreas de su organización, sustituir el almacenamiento de archivos heredado puede ser uno de los cambios más valiosos hasta la fecha.