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En el entorno empresarial actual, el control de los datos es primordial. En el siguiente resumen, veremos seis elementos fundamentales de control de datos que su empresa debe tener en cuenta.

1. Gobernanza de datos

La gobernanza de datos es el proceso de definir y aplicar políticas de gestión de datos. Al formalizar este proceso, puede garantizar que los datos de su empresa son precisos, completos y coherentes en todas las capas de datos. Una gobernanza de datos eficaz también hace que los usuarios autorizados puedan acceder a sus datos, al tiempo que los protege de accesos no autorizados.

Dado que la gobernanza de datos afecta a todos los aspectos, desde cómo se recopilan e introducen los datos en los sistemas hasta cómo se utilizan para orientar decisiones importantes, un programa de gobernanza de datos requiere la participación de todas las partes interesadas. Los directivos, los responsables de las unidades de negocio y el personal de TI deben comprender la importancia del programa y ponerse de acuerdo sobre cómo implantarlo.

La gobernanza de datos puede mejorar la calidad de los datos

  • Establecer políticas y procedimientos claros sobre cómo recopilar y gestionar los datos.
  • Designar a un responsable de velar por el cumplimiento de dichas políticas y procedimientos.
  • Implantar sistemas de control del cumplimiento y seguimiento de los avances

La implantación de un programa eficaz de gobernanza de datos proporciona:

  • Mejora de la toma de decisiones: Cuando se trabaja con datos de alta calidad, las organizaciones pueden confiar en que están tomando decisiones basadas en información precisa. 
  • Eficiencia operativa: Las organizaciones bien gobernadas cuentan con procesos y sistemas que facilitan la búsqueda y el uso de los datos que necesitan cuando los necesitan.
  • Ahorro de costes: La gobernanza de datos de calidad puede ayudar a las organizaciones a evitar errores costosos.
  • Cumplimiento de la normativa: Las organizaciones sujetas a restricciones como Sarbanes-Oxley o HIPAA deben disponer de sistemas que garanticen que sus datos cumplen dichas normativas. El gobierno de datos puede ayudarles a cumplir esos requisitos.

La gobernanza de datos es esencial para cualquier organización que dependa de los datos. Un programa de gobernanza eficaz puede impulsar mejores decisiones, mejoras operativas y un cumplimiento coherente, todo ello ahorrando tiempo y dinero.

2. 2. Calidad de los datos

La calidad de los datos mide su precisión, exhaustividad y coherencia, por lo que es vital para garantizar que los responsables de la toma de decisiones de su empresa puedan utilizar los datos con eficacia.

Aunque las operaciones diarias de la mayoría de las empresas generan cantidades ingentes de datos, éstos no siempre son correctos o pertinentes. Este hecho subraya la importancia de un proceso exhaustivo de gestión de la calidad de los datos.

Los malos datos conducen a malas decisiones. Si los responsables de la toma de decisiones se basan en datos inexactos o incompletos para tomar decisiones estratégicas, las decisiones de calidad serán difíciles, si no imposibles. Además, los datos deficientes pueden afectar negativamente a las relaciones de una empresa con sus clientes, proveedores y socios.

Para garantizar que los datos de su empresa sean siempre de alta calidad, siga este proceso de cuatro pasos:

  • Identificar los requisitos de calidad de los datos
  • Desarrollar procesos y controles para garantizar el cumplimiento de los requisitos.
  • Supervisar los procesos y controles del programa
  • Adoptar medidas correctoras cuando sea necesario

Identificar los requisitos de calidad de los datos implica analizar las necesidades de la empresa y determinar los tipos de datos necesarios para satisfacerlas. El segundo paso consiste en diseñar procedimientos para recopilar, almacenar, validar y limpiar los datos de modo que cumplan los requisitos identificados en el primer paso. El tercer paso, la supervisión continua, consiste en probar periódicamente los procesos y controles para asegurarse de que funcionan según lo previsto. Si no es así, la cuarta fase permite solucionar los problemas detectados durante la fase de supervisión. Así se garantiza que los procesos y controles sigan satisfaciendo las necesidades de la empresa.

Las herramientas de gestión de la calidad de los datos disponibles pueden ayudar a identificar y corregir errores en los conjuntos de datos. Las herramientas de limpieza de datos ofrecen funciones de correspondencia de registros, análisis de supervivencia, normalización y enriquecimiento. Las herramientas de minería de datos ayudan a extraer información útil de grandes conjuntos de datos utilizando funciones como la clasificación, la predicción, la agrupación y la minería de reglas de asociación. Las herramientas de almacenamiento de datos ayudan a almacenar grandes cantidades de datos, haciéndolos fácilmente accesibles para los usuarios de toda la organización.

3. Seguridad de los datos

La seguridad de los datos los protege de accesos no autorizados. Este proceso garantiza que los datos se encriptan y se almacenan en una ubicación segura. Para mayor protección, también crea copias de seguridad que conservan los datos críticos en caso de que los archivos originales se pierdan o se corrompan.

Para maximizar la seguridad de sus datos:

  • Mantenga su software actualizado. El software obsoleto puede estar lleno de vulnerabilidades que los hackers pueden explotar. Asegúrate de mantener todo tu software, incluido el sistema operativo y el navegador web, actualizado con los últimos parches de seguridad.
  • Utilice contraseñas seguras. Las contraseñas débiles son fáciles de adivinar para los piratas informáticos. Utilice una combinación de letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos en sus contraseñas. Evita utilizar palabras fáciles de adivinar como "contraseña" o tu nombre. 
  • Cifre sus datos. El cifrado es un proceso de transformación de datos legibles en un formato ilegible que dificulta el acceso de los hackers a tus datos si consiguen penetrar tus defensas de seguridad. 
  • Haz copias de seguridad de tus datos con regularidad. Las copias de seguridad proporcionan una capa adicional de protección en caso de que tu copia principal de datos se pierda o se dañe. Asegúrate de almacenar las copias de seguridad en un lugar seguro, como un servicio externo de almacenamiento en la nube.

La mejor opción es utilizar un sistema de archivos global en la nube como CloudFS, que protege los datos contra pérdidas o daños haciéndolos inmutables una vez que están en el almacenamiento en la nube. En lugar de restaurar a partir de una copia de seguridad completa, puedes restaurar archivos, carpetas o todo el sistema de archivos a un punto en el tiempo a partir de instantáneas ligeras.

Sus empleados son una de las líneas de defensa más valiosas contra los ciberataques. Dé prioridad a la formación de sus empleados en buenas prácticas de ciberseguridad y enséñeles a detectar correos electrónicos sospechosos, intentos de suplantación de identidad y otros riesgos de ciberseguridad.

4. Protección de datos

Cuando la privacidad de los datos está en orden, la información personal está protegida para que no se divulgue sin el consentimiento individual. Unos controles de privacidad eficaces también garantizan que los datos personales se recojan y utilicen de forma que se cumplan las leyes y normativas sobre privacidad.

Uno de los aspectos más importantes de la privacidad de los datos es saber qué datos es necesario conservar y cuáles pueden descartarse de forma segura. Conservar datos innecesarios ocupa un valioso espacio de almacenamiento y aumenta las posibilidades de que la información sensible se vea comprometida en caso de filtración. Para evitarlo, haga balance de todos los datos que tiene a mano y determine qué puede eliminarse de forma segura.

Otro aspecto crucial de la protección de sus datos es mantenerlos a salvo con sólidas medidas de seguridad. Esto incluye una combinación de medidas de seguridad física, como armarios cerrados con llave, y medidas de seguridad electrónica, como protección por contraseña y cortafuegos. Tomando estas precauciones, puedes ayudar a mantener tus datos a salvo tanto de amenazas externas como de amenazas internas, como empleados descontentos.

Si recopila datos de clientes, es importante que sea transparente sobre el uso que se hará de ellos. Los clientes siempre deben saber qué información se recopila. También deben saber por qué se recopila. También deben tener la opción de aceptar o rechazar por completo que se recopilen sus datos. Además, su política de privacidad debe informar a sus clientes sobre las medidas de seguridad para proteger su información. Si confían en que su información está segura en sus manos, es más probable que hagan negocios con usted.

Aunque se tomen todas las precauciones necesarias, siempre existe la posibilidad de que los datos confidenciales caigan en las manos equivocadas. Por eso es importante tener un plan proactivo para hacer frente a las violaciones de forma rápida y eficaz. Este plan debe incluir medidas para notificar a las personas afectadas, así como medidas para prevenir futuras violaciones. Si está preparado con antelación, puede minimizar los daños causados por una filtración y ayudar a proteger la reputación de su empresa.

5. 5. Control de acceso

El control de acceso a los datos restringe el acceso a los datos sólo a aquellos que lo necesitan. Este proceso implica identificar qué usuarios deben tener acceso a qué datos, asignar permisos en consecuencia y, a continuación, aplicar dichos permisos. El control de acceso a los datos es importante porque le ayuda a proteger sus datos garantizando que sólo las personas autorizadas puedan verlos o modificarlos.

Existen dos tipos principales de control de acceso a los datos: físico y lógico. 

  • El control físico del acceso a los datos implica restringir el acceso físico a los recursos del centro de datos, como servidores y dispositivos de almacenamiento, y utiliza medidas de seguridad como cerraduras, lectores de tarjetas de identificación y cámaras de circuito cerrado de televisión.
  • El control lógico de acceso a los datos, por su parte, consiste en controlar el acceso a los datos mediante parámetros de software como permisos y contraseñas.

Las violaciones de datos son cada vez más frecuentes, y el número de violaciones notificadas aumenta cada año. Implantar medidas de control de acceso a los datos es una de las mejores maneras de proteger a su organización de una violación. Restringir el acceso a datos confidenciales puede dificultar a los hackers la obtención y el uso indebido de la información de su empresa.

Además de reducir el riesgo de infracciones, el control de acceso a los datos puede ayudarle a cumplir normativas como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que exige a las organizaciones proteger los datos personales de los ciudadanos de la UE frente al acceso y la divulgación no autorizados. Mediante la implementación de medidas de control de acceso a los datos, puede garantizar que su organización cumpla con el GDPR y otras regulaciones.

El mejor método de control de acceso para su empresa dependerá de factores como el tamaño de su organización, el tipo de datos que necesita proteger y su presupuesto. Los métodos estándar para implantar el control de acceso a los datos incluyen el control de acceso basado en funciones, el principio del mínimo privilegio, la separación de funciones y la autenticación de dos factores.

  • El control de acceso basado en roles (RBAC) es un método popular para gestionar los permisos de los usuarios. Bajo este enfoque, a los usuarios se les asignan roles dentro de la organización (administrador, empleado de recursos humanos, etc.) y luego se les dan permisos en consecuencia. Esto facilita la gestión de los permisos de usuario, ya que basta con asignar un rol en lugar de especificar los permisos para cada usuario individualmente.  
  • Los usuarios del Principio de Mínimo Privilegio (LP) sólo reciben el nivel mínimo de permisos necesarios para realizar sus tareas. Esto ayuda a reducir el riesgo de actividades no autorizadas, ya que los usuarios no tienen privilegios excesivos que puedan ser mal utilizados. 
  • La separación de funciones (SoD) es una medida de seguridad que requiere que varias personas realicen una tarea antes de que pueda completarse con éxito. Por ejemplo, si un informe de gastos debe ser aprobado tanto por un supervisor como por alguien de contabilidad antes de que pueda ser procesado, esto se consideraría una separación de funciones. 
  • La autenticación de dos factores (2FA) es una medida de seguridad que requiere dos formas de autenticación antes de conceder a alguien acceso a información o sistemas protegidos. La forma más común de 2FA es algo que sabes (contraseña) más algo que tienes (smartphone). Otras formas incluyen algo que sabes más algo que eres (huella dactilar o reconocimiento facial).

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6. Registros de auditoría

Los registros de auditoría son registros de las acciones de los usuarios de un sistema. Estos registros son de vital importancia porque pueden utilizarse para rastrear los cambios realizados en los datos, supervisar la actividad de los usuarios y solucionar problemas. También ayudan a demostrar el cumplimiento de la normativa y a evaluar los daños en caso de ataque de ransomware. Sin embargo, la utilidad de estos registros va aún más allá.

Permiten rastrear quién accede a los datos, cuándo lo hace y qué hace con la información. Esta información puede ser valiosa para identificar accesos o actividades no autorizadas y determinar la causa de daños o pérdidas de datos. Los registros de auditoría de usuarios también pueden proporcionar información valiosa sobre el comportamiento de sus usuarios, revelar cómo interactúan con sus datos e identificar anomalías en la actividad. Utilizando la información de sus registros de auditoría, puede mejorar la experiencia general del usuario y optimizar sus gastos de almacenamiento tomando decisiones de ahorro sobre los niveles de almacenamiento.

La capacidad de leer y analizar fácilmente los registros en bruto de los usuarios es vital. Una variedad de aplicaciones SaaS, como bat365 Data Services , puede ingerir e interpretar sus datos. Por supuesto, puedes optar por almacenar tus propios registros y analizarlos con aplicaciones locales.

Independientemente de cómo decida gestionarlo, el control de los datos debe ser una prioridad para su organización. Los seis pasos descritos en este artículo deberían ofrecerle algunas medidas prácticas para mejorar el perfil de datos de su organización.