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El mundo está lleno de datos, desde mensajes de texto a videoclips o números de tarjetas de crédito. Y la cantidad de datos crece constantemente. En la actual era de la información impulsada por la tecnología, las empresas dependen y producen cantidades ingentes de datos cada día, la mayoría de ellos (casi el 80%) no estructurados. Pero, independientemente del sector, esta observación suele llevar a una pregunta común: ¿qué son los datos no estructurados? 

Los datos no estructurados son datos difíciles de buscar sistemáticamente por ordenadores y sistemas. Esta clase de datos suele ser creada por seres humanos y puede incluir publicaciones en redes sociales, archivos de audio y contenidos de vídeo. Suelen estar repartidos por toda la empresa porque existen en cualquier lugar en el que los usuarios acceden a los contenidos o los crean. Los datos no estructurados son cualitativos e incluyen datos sensibles y personales que, si se filtran, pueden ser perjudiciales para una empresa. Suelen almacenarse en aplicaciones, lagos de datos y bases de datos no relacionales. 

La naturaleza cualitativa de los datos no estructurados puede ser, cuando menos, problemática. Desorganizados y subjetivos por naturaleza, son extremadamente difíciles de buscar, lo que explica por qué cada año se dedica el 13% de las horas de trabajo a buscar datos. Pero, ¿hasta qué punto está extendido este problema? Decir que es un reto mundial sería quedarse corto. Alrededor del 90% de los datos del mundo están desestructurados y aislados, y el 96% de los datos creados no se utilizan. Por desafortunadas que sean estas estadísticas, las tendencias recientes sugieren que el problema no va a desaparecer. De hecho, sólo el 1% del crecimiento de la productividad se ha producido en los últimos 20 años.

Está claro que queda mucho trabajo por hacer. Afortunadamente, las organizaciones pueden empezar a tomar medidas para remediar este problema. Si los datos no estructurados se hacen conformes, seguros y visibles, las empresas pueden hacer un mejor uso de sus datos y del tiempo de sus empleados y, como resultado, mejorar sus resultados.

Lograr la conformidad de los datos

La conformidad de los datos se refiere a las normas y prácticas formales que protegen los datos sensibles. Estas normas definen qué tipo de datos deben protegerse, qué procesos deben aplicarse para proteger esos datos y qué sanciones se aplicarán si las empresas no cumplen las normas. Dado que las empresas son responsables de grandes cantidades de datos, desde datos de clientes a datos de empleados, estas directrices son fundamentales. Todas las partes implicadas en una empresa generan datos altamente sensibles, comúnmente denominados información de identificación personal (IIP). Esta información puede incluir datos sobre tarjetas de crédito y titulares de tarjetas, información sanitaria, ingresos anuales y otros detalles financieros. 

El cumplimiento de las normas sobre datos tiene por objeto proteger los datos de empresas y clientes frente a pérdidas, robos, corrupción y uso indebido. Las normas también especifican los reglamentos de una empresa sobre cómo se organizan, gestionan y almacenan sus datos. Algunos ejemplos de requisitos de cumplimiento de datos incluyen:

Inventario de datos - Haciendo un inventario regular de sus datos, las empresas pueden asegurarse de que sus datos están organizados y etiquetados para poder tomar las medidas de seguridad adecuadas.

Auditoría del acceso a los datos - Las empresas deben controlar qué datos se almacenan, dónde se almacenan, para qué se utilizan y cómo se destruyen si se solicitan.

Gestión del acceso a los datos - Las empresas deben controlar quién tiene acceso a la información sensible e informar periódicamente sobre el acceso de los usuarios.

Seamos claros: la conformidad de los datos no es lo mismo que la seguridad de los datos. Aunque ambas tienen como objetivo proteger los datos y evitar las filtraciones, la conformidad de los datos simplemente garantiza que se cumplen los requisitos legales mínimos. Sin embargo, la conformidad de los datos es un paso vital hacia la seguridad de los datos que puede mejorar la postura de seguridad de una empresa y garantizar que una empresa no pierda dinero por multas relacionadas con filtraciones de datos y violaciones de la conformidad.

La conformidad de los datos también ayuda a generar confianza en los clientes, lo que es fundamental para el éxito de una empresa. Independientemente de su causa, las violaciones de datos provocan una pérdida de confianza y lealtad por parte de los clientes. Según un estudio de Varonis de Varonis, el 80% de los clientes desertará si una empresa ha puesto en peligro sus datos. Además, el 52% afirma que pagaría la misma cantidad por productos o servicios de otra empresa que ofrezca mayor seguridad.

Una de las normas de cumplimiento de datos más utilizadas es el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Creado por la Unión Europea, el GDPR facilita a los consumidores el acceso a los datos que las empresas tienen sobre ellos y la posibilidad de solicitar la eliminación de sus datos de la base de datos de una empresa. Por las razones detalladas anteriormente, los datos no estructurados suponen un riesgo importante para el cumplimiento del GDPR. El primer paso para lograr el cumplimiento del GDPR es localizar toda la IIP para que una empresa pueda saber dónde se almacenan los datos, por qué se procesan y quién tiene acceso a ellos. Los datos no estructurados pueden ser difíciles de buscar y organizar sin el software adecuado, lo que dificulta a las empresas el cumplimiento del GDPR.

Protección de datos no estructurados

La seguridad de los datos va un paso más allá del cumplimiento de la normativa. Debido a su naturaleza en constante cambio, los datos suelen ser difíciles de proteger, y más aún los datos no protegidos. Las empresas pueden adoptar varias medidas para proteger sus datos contra el acceso no autorizado.

Deben empezar por identificar los datos no estructurados en el punto de creación. Cuando los datos se exportan de una base de datos a un documento compartido o se almacenan en una memoria USB, hay menos control sobre el acceso y la supervisión. Este riesgo de seguridad puede mitigarse utilizando entornos de datos seguros que almacenen archivos de datos no estructurados y hagan un seguimiento de ellos en el momento de su creación.

A continuación, las organizaciones deben clasificar sus datos. Sólo algunos datos no estructurados son sensibles, por lo que sólo algunos deben protegerse estrictamente. Los datos sensibles incluyen archivos que deben protegerse por motivos legales o normativos, datos privados como propiedad intelectual, datos bancarios, listas de clientes e información personal de clientes y empleados. Al clasificar estos datos, las empresas pueden centrar mejor sus esfuerzos de seguridad en los datos más sensibles.

Una vez identificados estos datos sensibles, las empresas deben asignarles un propietario. Este propietario se convertirá en el responsable de la seguridad de los datos y se encargará de rastrear quién tiene acceso a los datos no estructurados y de informar de cualquier actividad en esos archivos. Para aumentar su eficacia, estos propietarios también deben poder restringir, gestionar y supervisar todos los accesos.

Nombrar a un responsable de la seguridad de los datos es un buen comienzo, pero maximizar la protección y el cumplimiento globales exige que las empresas tengan en cuenta varios factores. Para empezar, un espacio de nombres global permite que los datos sean fácilmente accesibles y visibles para los usuarios, independientemente de dónde se encuentren. También elimina la molestia de buscar en islas de almacenamiento por sitio. Otro factor crítico es la capacidad de ofrecer un rendimiento local. Los datos serán más útiles si las empresas utilizan un sistema de archivos que maximice las velocidades remotas para ofrecer un rendimiento similar al local que les permita utilizar plenamente sus datos, independientemente de dónde estén almacenados. El almacenamiento basado en bloques y en objetos permite un alto rendimiento al hacer que los datos estén más disponibles, sean más duraderos y se adapten mejor a sus necesidades cambiantes. 

Aunque todos estos pasos son fundamentales, pueden resultar abrumadores para cualquier empresa que desee mejorar el cumplimiento y la seguridad de sus datos. Aquí es donde brilla bat365 . Aprovechando la potencia de nuestras soluciones patentadas de datos en la nube, ayudamos a las empresas a hacer todo esto al tiempo que mantienen sus datos no estructurados firmemente seguros y eliminan los silos de datos ineficientes.

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Romper los silos de datos

Un silo de datos es un conjunto de datos en poder de un grupo de una empresa que está aislado de otros grupos de esa misma empresa. En la mayoría de los casos, estos silos son involuntarios. Diferentes equipos crean y acceden a conjuntos específicos de datos que almacenan por separado, creando silos. Los silos de datos también pueden formarse cuando en las empresas falta información o ésta es inaccesible, hay demasiadas fuentes de datos, estructuras organizativas ineficaces o una cultura empresarial errónea. 

Aunque aparentemente inofensivos, los silos de datos suponen una gran amenaza para las empresas. Los peligros van mucho más allá de la confusión interna que genera la desorganización. Los silos de datos perjudican la productividad. Desincentivan la colaboración. Complican la gestión empresarial. Ralentizan la toma de decisiones basada en datos. Reducen la calidad de los datos. Todos estos retos tienen un impacto financiero en la empresa, lo que significa que los silos de datos pueden dañar el balance final de la empresa. Romper estos silos es la única solución.

Las empresas pueden iniciar este proceso consolidando sus datos. Deben identificar los silos de datos y encontrar formas de consolidar los sistemas. A continuación, deben examinar detenidamente la cultura de su empresa. Por extraño que pueda parecer, la capacidad de una empresa para dar prioridad a la confianza y la responsabilidad dentro de sus equipos afecta directamente al intercambio de datos y al establecimiento de los permisos adecuados. Las empresas deben hacer de la eliminación de los silos una parte fundamental de su estrategia y darle la máxima prioridad posible. 

Sin silos, los equipos pueden encontrar respuestas y obtener ayuda rápidamente, lo que les permite tomar decisiones más informadas y ofrecer mejores resultados. Los individuos experimentan una mejor colaboración, ya que diferentes personas pueden trabajar en un conjunto común de datos en tiempo real. El intercambio de conocimientos resulta más sencillo, ya que los equipos pueden compartir datos y mejores prácticas en toda la empresa para proyectos esenciales. Las ventajas para toda la empresa también se hacen patentes. La eficiencia aumenta a medida que la eliminación de los silos de datos elimina los obstáculos informáticos que impiden la productividad y la utilización de los recursos. Además, las empresas suelen notar un aumento general de la productividad, la entrega y la rentabilidad. Los estudios han demostrado que los equipos conectados aumentan un 30% su productividad y un 21% su rentabilidad. Independientemente de la empresa o el sector, se trata de mejoras poderosas.

Los datos no estructurados no sólo constituyen la mayor parte de los datos de las organizaciones, sino que también son esenciales para su éxito. Garantizar que estos datos se mantengan conformes, seguros y visibles siempre merece la pena, tanto para la empresa como para sus clientes. Póngase en contacto con un representante de bat365 hoy mismo y descubra cómo nuestras soluciones de datos en la nube establecen un nuevo estándar en el sector para proteger y gestionar los datos no estructurados.