Pocos gastos pesan más que la pérdida de productividad. Sin embargo, muchas organizaciones globales pierden regularmente tiempo por culpa de los anticuados sistemas de archivos NAS que ralentizan constantemente los flujos de trabajo.
La tecnología de red de archivos de hace 30 años que probablemente utiliza está causando lo que podría considerarse "microtiempo de inactividad". Probablemente lo hayas aceptado como una parte normal de tu negocio, desde que superaste una sola ubicación.
Sin embargo, cada minuto improductivo tiene un coste elevado. A lo largo de un año, esos minutos suponen una cantidad significativa de dolor, en dos áreas.
- El primero supone un lastre para su negocio, ya que las actividades empresariales normales tardan más de lo que deberían. Esto significa que la llegada al mercado, la respuesta a los cambios o el servicio a los clientes son más lentos de lo que podrían ser.
- El segundo es menos visible inmediatamente, pero mucho más impactante. Lo llamaremos el coste de la pérdida de oportunidades.
Según Deloitte, las empresas con una estrategia de colaboración tienen el doble de probabilidades de superar a sus competidores, y más probabilidades de mejorar sus beneficios. En esencia, esto se debe a que las personas trabajan mejor y más rápido juntas.
La colaboración permite a las empresas aprovechar el conocimiento y las habilidades colectivas para crear, innovar y producir valor de forma continua, de una manera que simplemente no es posible cuando las personas trabajan en silos.
Para las organizaciones que abarcan más de un lugar, la colaboración eficaz se ve facilitada por una tecnología que permite la visibilidad de los datos en tiempo real, o bien se ve obstaculizada por un intercambio de archivos o datos torpe y lento.
Las empresas que no pueden aprovechar al máximo su reserva de talento pierden mucho más que tiempo productivo. Pierden la capacidad de innovar a una velocidad que les permitiría desmarcarse de la competencia y asegurar su futuro.
Aunque hay múltiples factores, desde la cultura de la empresa hasta la estructura del equipo, que contribuyen a la capacidad de una organización para aprovechar la colaboración, no hay duda de que la tecnología de los sistemas de archivos desempeña un papel fundamental.
Dejar sin resolver sus sistemas de archivos NAS, lentos y diseñados para un solo sitio, hace que sus equipos sean vulnerables a cinco problemas notables que matan la productividad:
- Navegación de archivos lenta
- Velocidades de apertura de archivos lentas
- Retraso en las actualizaciones de los cambios de archivos
- Versiones de archivos conflictivas
- Flujos de trabajo de copia de seguridad y recuperación de desastres redundantes
Su rendimiento no tiene por qué sufrir una "muerte por mil cortes", pero necesitará la herramienta adecuada para realizar el cambio.
¿Qué hace un sistema de archivos global en tiempo real?
En primer lugar, volvamos a lo básico. Todo el sistema de archivos de tu red se puede deconstruir en torno a tres piezas clave. Dependiendo de cómo estén configuradas, se sientan las bases para definir la velocidad de tu experiencia con los archivos.
Los sistemas de archivos globales de la nube híbrida empresarial en tiempo real siguen vivos:
Almacenamiento en la nube con disco duro barato y de gran capacidad: para conservar muchos archivos reales y toda la información que contienen.
Descarga de los metadatos de bajo volumen -para el proceso de "exploración de archivos"- a un almacenamiento local SSD más pequeño y ágil en cada sucursal de trabajo en todo el mundo.
Almacenamiento en caché local flexible de los archivos, centrándose en los de uso frecuente y los recién creados, en soportes flash en cada sucursal.
Con los dispositivos en el lugar de trabajo y el almacenamiento central para dividir el sistema de archivos, está aliviando los puntos de estrangulamiento clave que limitan su velocidad de producción.
Por otro lado, los sistemas de archivos NAS suelen cargar a cada sitio con toda la carga de trabajo. Desgranemos cómo esto obliga a su sistema de archivos heredado en formas costosas y que consumen tiempo.
1. Búsqueda de archivos
Para empezar, el simple hecho de navegar por los archivos en su solución actual puede resultar denso por la latencia. Si cada una de las sucursales de tu organización hace malabares con su propio silo de documentos de trabajo, tienes que hacer un bucle de dos partes:
- Encontrar y profundizar en el directorio del sitio en el que vive su archivo.
- Esperar en cada nivel de directorio para recibir la información del mismo, es decir, los metadatos.
Si todo tu equipo está en un sitio en Frankfurt, estas solicitudes de metadatos no tienen que viajar mucho. Si aumenta la distancia que tiene que recorrer cada solicitud -por ejemplo, de Fráncfort a Dallas-, los tiempos de navegación de los archivos serán lentos.
La solución en tiempo real: Almacene y sincronice globalmente sus datos de navegación localmente por sitio.
Los metadatos sincronizados globalmente proporcionan a cada sitio una copia idéntica de los datos de navegación maestros. En un sistema de archivos global de nube híbrida, el almacenamiento centralizado en la nube alberga todos sus archivos. Los sitios locales tienen sus propios dispositivos para manejar la carga de trabajo de navegación de archivos.
En lugar de esperar a que el almacenamiento de archivos de cada rama se alimente de su único directorio, utilice una copia en cada rama para indexar el almacenamiento principal en la nube de forma local. Como resultado, mantendrás tus bucles de navegación cortos y rápidos.
2. Apertura de archivos
Abrir un archivo nunca debería llevar tanto tiempo como para provocar una pausa para el café. Sin embargo, esto es exactamente lo que se obtiene cuando se extiende una red de sistemas de archivos locales a través de sitios de trabajo distribuidos.
En pocas palabras: una vez más te enfrentas a la latencia. Los mismos retrasos en los datos que ralentizan la navegación también afectan al tiempo que se tarda en abrir un archivo.
La solución en tiempo real: Almacenar en caché los datos "calientes" de cada sitio en archivadores locales que viven en cada sitio.
Todos los equipos tienen archivos que utilizan con más frecuencia que otros. El almacenamiento inteligente en caché garantiza que los datos que se tocan con frecuencia estarán listos para un acceso rápido cuando se necesiten. Como resultado, su solicitud de apertura de archivos se mantiene localmente, ahorrando horas de "pausas para el café" innecesarias al mes.
3. Sincronización de cambios de archivos
Los cambios en los archivos también son culpables de los retrasos en el flujo de trabajo. Al fin y al cabo, guardar todos los datos de un archivo en todo el mundo es una exigencia que requiere mucho ancho de banda.
Puede decir que sus archivos no son hojas de cálculo masivas ni presentaciones con muchas imágenes. Sin embargo, los cambios de archivos colectivos de su equipo acumulan otros datos que pueden congestionar fácilmente incluso las redes de gran ancho de banda. Tanto su sitio como su ancho de banda pueden estar atascados con otras sincronizaciones salientes y entrantes.
La solución en tiempo real: Sincronizar sólo los datos de los archivos que realmente han cambiado.
Además de gestionar los metadatos y el almacenamiento en caché, los archivadores locales pueden examinar los bloques de datos en busca de cambios antes de enviarlos. Sus transferencias de archivos reducidas establecen actualizaciones de archivos ligeras y en la nube que no obstruyen la red.
Naturalmente, sus redes descongestionadas abren la nube y cada sucursal a actualizaciones instantáneas y simultáneas, haciendo que estos retrasos sean historia.
4. Bloqueo de archivos
El bloqueo de archivos es la clave para evitar las versiones duplicadas de los archivos que provocan pérdidas de productividad y costosas fusiones de archivos.
Sólo el tiempo real permite que el bloqueo de archivos funcione eficazmente, porque necesita imponer y adjudicar el bloqueo de archivos antes de que se abra el archivo. Cuando se trata del bloqueo de rango de bytes que soportan muchas aplicaciones modernas, sólo el tiempo real es lo suficientemente rápido para evitar colisiones con el usuario.
Cuando se trabaja en varios sitios, la latencia hace que el bloqueo de archivos en tiempo real sea prácticamente imposible para la mayoría de los sistemas de archivos.
Como resultado, un empleado en Boston no recibirá un bloqueo hasta algún momento después de abrir un archivo. Esta latencia permite que otro empleado de San Diego pueda abrir, editar y comprometer accidentalmente el archivo antes de que se conceda el bloqueo.
La solución en tiempo real: Distribuir los bloqueos de archivos entre los archivadores locales por sitio, de modo que el bloqueo pueda comportarse localmente, mientras es globalmente efectivo.
Ninguno de sus empleados quiere ocuparse de conciliar las pistas de su equipo sólo para trabajar en un documento. Mientras tanto, algunos equipos pueden necesitar trabajar juntos en archivos al mismo tiempo.
El bloqueo de archivos distribuido globalmente ofrece a cada sitio la posibilidad de solicitar el bloqueo directamente al sitio que lo tiene actualmente, en tiempo real, bloqueando inmediatamente a los usuarios simultáneos. Para los equipos que necesitan trabajar juntos con diferentes partes de un archivo CAD o CAM, el bloqueo por rango de bytes restringe solo las partes del archivo en uso.
5. Copia de seguridad y recuperación de desastres
Muchos equipos también aceptan la lentitud de sus procesos de copia de seguridad y recuperación de desastres. Estos flujos de trabajo han sido durante mucho tiempo el statu quo que hace que la duplicación repetitiva de archivos parezca normal.
Por supuesto, el sistema de archivos de su organización no debería ser difícil de mantener. Pero hacer malabarismos con los datos entre la producción y los múltiples almacenes de copias de seguridad es la única protección que ofrece su sistema actual.
La solución en tiempo real: Capture los datos de los archivos en un rastro de instantáneas recuperables para unir sus copias de seguridad, archivos y recuperación de desastres en su flujo de trabajo de producción.
Para librarse de la carga de la gestión de datos, sus procesos tienen que unirse como uno solo. En lugar de sobrescribir destructivamente los bloques de datos con las ediciones, considere un sistema de archivos que pueda conservar los bloques de datos más antiguos.
Éstos pueden utilizarse junto con las instantáneas para volver instantáneamente a cualquier punto en el tiempo, ya sea después de pequeños cambios accidentales o incluso de ataques completos de ransomware.
Aproveche los flujos de trabajo en tiempo real con un sistema de archivos global
En última instancia, el valor del tiempo real se reduce a cuánto tiempo está perdiendo con sus sistemas actuales.
A estas alturas ya sabe que su sistema de archivos heredado puede dejarle con flujos de trabajo lentos y redundantes. Como resultado, los costes a largo plazo de la pérdida de tiempo de su equipo pueden compensar su cambio a una solución moderna.
Si crees que estos riesgos no merecen la pena, un sistema de archivos global podría ser la solución exacta que estás buscando.