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Dans l'environnement commercial actuel, le contrôle des données est primordial. Dans le résumé ci-dessous, nous examinerons six éléments fondamentaux du contrôle des données que votre entreprise doit prendre en considération.

1. Gouvernance des données

La gouvernance des données est le processus de définition et d'application des politiques de gestion des données. En formalisant ce processus, vous pouvez vous assurer que les données de votre entreprise sont exactes, complètes et cohérentes dans toutes les couches de données. Une gouvernance des données efficace rend également vos données accessibles aux utilisateurs autorisés tout en les protégeant contre les accès non autorisés.

Étant donné que la gouvernance des données a un impact sur tout, depuis la manière dont les données sont collectées et introduites dans les systèmes jusqu'à la manière dont elles sont utilisées pour guider les décisions importantes, un programme de gouvernance des données nécessite l'adhésion de toutes les parties prenantes. Les dirigeants, les responsables d'unités opérationnelles et le personnel informatique doivent comprendre l'importance du programme et s'accorder sur la manière de le mettre en œuvre.

La gouvernance des données peut améliorer la qualité des données en

  • Établir des politiques et des procédures claires sur la manière dont les données doivent être collectées et gérées
  • Désigner une personne chargée de veiller à ce que ces politiques et procédures soient respectées
  • Mise en place de systèmes de contrôle de la conformité et de suivi des progrès

La mise en œuvre d'un programme efficace de gouvernance des données permet

  • Amélioration de la prise de décision : Lorsqu'elles disposent de données de haute qualité, les organisations peuvent être sûres que leurs décisions sont fondées sur des informations exactes. 
  • Efficacité opérationnelle : Les organisations bien gérées disposent de processus et de systèmes qui leur permettent de trouver et d'utiliser facilement les données dont elles ont besoin au moment opportun.
  • Réduction des coûts : Une gouvernance des données de qualité peut aider les organisations à éviter des erreurs coûteuses.
  • Conformité réglementaire : Les organisations soumises à des restrictions telles que Sarbanes-Oxley ou HIPAA doivent mettre en place des systèmes garantissant que leurs données sont conformes à ces réglementations. La gouvernance des données peut les aider à répondre à ces exigences.

La gouvernance des données est essentielle pour toute organisation qui s'appuie sur des données. Un programme de gouvernance efficace peut conduire à de meilleures décisions, à des améliorations opérationnelles et à une conformité cohérente - tout en économisant du temps et de l'argent.

2. Qualité des données

La qualité des données mesure le degré de précision, d'exhaustivité et de cohérence des données, ce qui est essentiel pour garantir que les décideurs de votre entreprise puissent utiliser les données de manière efficace.

Si les activités quotidiennes de la plupart des entreprises génèrent d'énormes quantités de données, celles-ci ne sont pas toujours correctes ou pertinentes. Ce fait souligne l'importance d'un processus complet de gestion de la qualité des données.

De mauvaises données conduisent à de mauvaises décisions. Si les décideurs s'appuient sur des données inexactes ou incomplètes pour prendre des décisions stratégiques, il sera difficile, voire impossible, de prendre des décisions de qualité. En outre, des données de mauvaise qualité peuvent nuire aux relations d'une entreprise avec ses clients, ses fournisseurs et ses partenaires.

Pour vous assurer que les données de votre entreprise sont toujours de haute qualité, suivez ce processus en quatre étapes :

  • Identifier les exigences en matière de qualité des données
  • Développer des processus et des contrôles pour garantir le respect des exigences.
  • Surveiller les processus et les contrôles du programme
  • Prendre des mesures correctives si nécessaire

L'identification des exigences en matière de qualité des données implique l'analyse des besoins de l'entreprise et la détermination des types de données nécessaires pour répondre à ces besoins. La deuxième étape consiste à concevoir des procédures de collecte, de stockage, de validation et de nettoyage des données afin qu'elles répondent aux exigences identifiées lors de la première étape. La troisième étape, la surveillance continue, consiste à tester périodiquement les processus et les contrôles pour s'assurer qu'ils fonctionnent comme prévu. Si ce n'est pas le cas, la quatrième étape vous donne l'occasion de résoudre les problèmes constatés au cours de la phase de surveillance. Ce faisant, vous vous assurez que les processus et les contrôles continuent de répondre aux besoins de l'entreprise.

Les outils de gestion de la qualité des données disponibles peuvent aider à identifier et à corriger les erreurs dans les ensembles de données. Les outils de nettoyage des données offrent des fonctions de mise en correspondance des enregistrements, d'analyse de survie, de normalisation et d'enrichissement. Les outils d'exploration de données permettent d'extraire des informations utiles à partir de grands ensembles de données en utilisant des fonctions telles que la classification, la prédiction, le regroupement et l'exploration de règles d'association. Les outils d'entreposage de données permettent de stocker de grandes quantités de données et de les rendre facilement accessibles aux utilisateurs d'une organisation.

3. Sécurité des données

La sécurité des données protège les données contre tout accès non autorisé. Ce processus garantit que les données sont cryptées et stockées dans un endroit sûr. Pour une protection accrue, il crée également des sauvegardes qui préservent les données critiques en cas de perte ou d'altération des fichiers originaux.

Pour maximiser la sécurité de vos données :

  • Maintenez vos logiciels à jour. Les logiciels obsolètes peuvent présenter des vulnérabilités que les pirates informatiques peuvent exploiter. Veillez à ce que tous vos logiciels, y compris votre système d'exploitation et votre navigateur web, bénéficient des derniers correctifs de sécurité.
  • Utilisez des mots de passe forts. Les mots de passe faibles sont faciles à deviner pour les pirates. Utilisez un mélange de lettres majuscules et minuscules, de chiffres et de symboles dans vos mots de passe. Évitez d'utiliser des mots faciles à deviner comme "mot de passe" ou votre nom. 
  • Cryptez vos données. Le cryptage est un processus de transformation de données lisibles en un format illisible qui rend difficile l'accès des pirates à vos données s'ils parviennent à pénétrer vos défenses de sécurité. 
  • Sauvegardez régulièrement vos données. Les sauvegardes constituent un niveau de protection supplémentaire en cas de perte ou d'endommagement de la copie principale des données. Veillez à stocker les sauvegardes dans un endroit sûr, tel qu'un service de stockage en nuage hors site.

La meilleure option consiste à utiliser un système de fichiers global en nuage tel que CloudFS, qui protège les données contre les pertes ou les dommages en les rendant immuables une fois qu'elles se trouvent dans le stockage en nuage. Au lieu de restaurer à partir d'une sauvegarde complète, vous pouvez restaurer des fichiers, des dossiers ou l'ensemble du système de fichiers à un moment donné à partir d'instantanés légers.

Vos employés constituent l'une des lignes de défense les plus précieuses contre les cyberattaques. Faites de la formation de vos employés aux meilleures pratiques en matière de cybersécurité une priorité et apprenez-leur à repérer les courriels suspects, les tentatives d'hameçonnage et les autres risques liés à la cybersécurité.

4. Confidentialité des données

Lorsque la confidentialité des données est assurée, les informations personnelles ne sont pas divulguées sans le consentement de l'intéressé. Des contrôles efficaces de la protection de la vie privée garantissent également que les données personnelles sont collectées et utilisées d'une manière conforme aux lois et réglementations en matière de protection de la vie privée.

L'un des aspects les plus importants de la protection des données est de savoir quelles données vous devez conserver et lesquelles peuvent être éliminées en toute sécurité. Conserver des données inutiles occupe un espace de stockage précieux et augmente le risque de compromettre des informations sensibles en cas de violation. Pour éviter cela, faites le point sur toutes les données dont vous disposez et déterminez ce qui peut être supprimé en toute sécurité.

Un autre aspect crucial de la protection de vos données consiste à les sécuriser grâce à des mesures de sécurité solides. Il s'agit d'une combinaison de mesures de sécurité physique, comme des armoires fermées à clé, et de mesures de sécurité électronique, comme la protection par mot de passe et les pare-feux. En prenant ces précautions, vous pouvez contribuer à protéger vos données contre les menaces externes et les menaces internes telles que les employés mécontents.

Si vous recueillez des données sur vos clients, il est important d'être transparent sur la manière dont ces données seront utilisées. Les clients doivent toujours savoir quelles informations sont collectées. Ils doivent également savoir pourquoi vous les collectez. Ils doivent également avoir la possibilité d'accepter ou de refuser que leurs données soient entièrement collectées. En outre, votre politique de confidentialité doit informer vos clients des mesures de sécurité prises pour protéger leurs informations. S'ils savent que leurs informations sont en sécurité entre vos mains, ils seront plus enclins à faire des affaires avec vous.

Même si vous prenez toutes les précautions nécessaires, il y a toujours un risque que des données sensibles tombent entre de mauvaises mains. C'est pourquoi il est important de disposer d'un plan proactif pour traiter rapidement et efficacement les violations. Ce plan doit comprendre des mesures de notification aux personnes concernées ainsi que des mesures de prévention des violations futures. En vous préparant à l'avance, vous pouvez minimiser les dommages causés par une violation et contribuer à protéger la réputation de votre entreprise.

5. Contrôle d'accès

Le contrôle d'accès aux données limite l'accès aux données aux seules personnes qui en ont besoin. Ce processus consiste à déterminer quels utilisateurs devraient avoir accès à quelles données, à attribuer des autorisations en conséquence, puis à faire respecter ces autorisations. Le contrôle d'accès aux données est important parce qu'il vous aide à sécuriser vos données en veillant à ce que seules les personnes autorisées puissent les consulter ou les modifier.

Il existe deux types principaux de contrôle d'accès aux données : physique et logique. 

  • Le contrôle d'accès physique aux données consiste à restreindre l'accès physique aux ressources du centre de données, telles que les serveurs et les dispositifs de stockage, et utilise des mesures de sécurité telles que des serrures, des lecteurs de badges et des caméras de télévision en circuit fermé.
  • Le contrôle d'accès logique aux données, quant à lui, consiste à contrôler l'accès aux données par le biais de paramètres logiciels tels que les autorisations et les mots de passe.

Les violations de données sont de plus en plus fréquentes, le nombre de violations signalées augmentant chaque année. La mise en œuvre de mesures de contrôle de l'accès aux données est l'un des meilleurs moyens de protéger votre organisation contre une violation. En limitant l'accès aux données sensibles, il est plus difficile pour les pirates d'obtenir et d'utiliser à mauvais escient les informations de votre entreprise.

En plus de réduire le risque de violation, le contrôle d'accès aux données peut vous aider à vous conformer à des réglementations telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD), qui exige des organisations qu'elles protègent les données personnelles des citoyens de l'UE contre tout accès et toute divulgation non autorisés. En mettant en œuvre des mesures de contrôle d'accès aux données, vous pouvez vous assurer que votre organisation respecte le GDPR et d'autres réglementations.

La meilleure approche de contrôle d'accès pour votre entreprise dépendra de facteurs tels que la taille de votre organisation, le type de données que vous devez protéger et votre budget. Les méthodes standard de mise en œuvre du contrôle d'accès aux données comprennent le contrôle d'accès basé sur les rôles, le principe du moindre privilège, la séparation des tâches et l'authentification à deux facteurs.

  • Le contrôle d'accès basé sur le rôle (RBAC) est une méthode très répandue pour gérer les autorisations des utilisateurs. Selon cette approche, les utilisateurs se voient attribuer un rôle au sein de l'organisation (administrateur, employé des ressources humaines, etc.) et se voient ensuite attribuer des autorisations en conséquence. Cette méthode facilite la gestion des autorisations des utilisateurs, car il suffit d'attribuer un rôle au lieu de spécifier des autorisations pour chaque utilisateur.  
  • Principe du moindre privilège (LP) : les utilisateurs ne reçoivent que le niveau minimum d'autorisations nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches. Ce principe permet de réduire le risque d'activités non autorisées, car les utilisateurs ne disposent pas de privilèges excessifs susceptibles d'être utilisés à mauvais escient. 
  • La séparation des tâches est une mesure de sécurité qui exige que plusieurs personnes accomplissent une tâche avant qu'elle ne puisse être menée à bien. Par exemple, si une note de frais doit être approuvée à la fois par un superviseur et par une personne de la comptabilité avant d'être traitée, on considère qu'il y a séparation des tâches. 
  • L'authentification à deux facteurs (2FA) est une mesure de sécurité qui exige deux formes d'authentification avant d'accorder à quelqu'un l'accès à des informations ou à des systèmes protégés. La forme la plus courante de l'authentification à deux facteurs est une combinaison de quelque chose que vous connaissez (mot de passe) et de quelque chose que vous possédez (smartphone). D'autres formes incluent quelque chose que vous connaissez et quelque chose que vous êtes (empreinte digitale ou reconnaissance faciale).

Rééquilibrer le rapport de force dans la lutte contre les ransomwares.

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6. Journaux d'audit

Les journaux d'audit sont des enregistrements des actions des utilisateurs d'un système. Ces journaux sont d'une importance capitale car ils peuvent être utilisés pour suivre les modifications apportées aux données, surveiller l'activité des utilisateurs et résoudre les problèmes. Ils permettent également de prouver la conformité réglementaire et d'évaluer les dommages en cas d'attaque par ransomware. Cependant, l'utilité de ces enregistrements va encore plus loin.

Ils vous permettent de savoir qui accède à vos données, quand il y accède et ce qu'il en fait. Ces informations peuvent s'avérer précieuses pour identifier les accès ou activités non autorisés et pour déterminer la cause première des dommages ou pertes de données. Les journaux d'audit des utilisateurs peuvent également fournir des informations précieuses sur le comportement de vos utilisateurs, révéler la manière dont ils interagissent avec vos données et identifier les anomalies d'activité. Grâce aux informations contenues dans vos journaux d'audit, vous pouvez améliorer l'expérience globale de l'utilisateur et optimiser vos dépenses de stockage en prenant des décisions économiques concernant les niveaux de stockage.

Il est essentiel de pouvoir lire et analyser facilement les journaux bruts des utilisateurs. Diverses applications SaaS, telles que bat365 Data Services , peuvent ingérer et interpréter vos données. Bien entendu, vous pouvez choisir de stocker vos propres journaux et de les analyser à l'aide d'applications locales.

Quelle que soit la manière dont vous décidez de le gérer, le contrôle des données doit être une priorité pour votre organisation. Les six étapes décrites dans cet article devraient vous permettre de prendre quelques mesures concrètes pour améliorer le profil des données de votre organisation.